1. 開催の趣旨の明確化

開催趣旨によってパーティの形式、内容は千差満別です。 新商品発表会、事務所開き、賀詞交換会、歓送迎会、忘年会、新年会、慰労会、接待など、パーティ開催の趣旨を明確にし、関係者内で共有すると共に、要件を整理しておきましょう。

2. ケータリング会社の決定

パーティ実績、パーティプランや価格帯などを参考にしながら、ケータリング会社を選びましょう。 問い合わせをしてから返答までの対応など、どんな状況でも迅速に対応できる、ホスピタリティの高さも重要な選定ポイントです。 また、見積りから実施に至るまでの流れなど、しっかりと事前に確認をしておきましょう。

3. 幹事を中心とした複数名での担当制

パーティ開催にあたり、様々な役割が発生します。準備と共に、開催当日に混乱を招かぬよう、幹事一人で全てをこなすのではなく、役割毎に責任者を選定しておきましょう。 ケータリング業者などとの連絡窓口、当日の受付担当、パーティ進行担当など、幹事を中心に複数名で担当することが大切です。

4. 精度の高い招待客リスト

団体名、肩書き、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、招待客のリストは正確に管理しましょう。団体名のふりがなを入力しておくと、50音順などのソートに便利です。 また、リスト作成後には必ず複数名で確認することも大切です。誤ったリスト作成により、会社としての信用を失うことにもなりかねません。

5. 開催日の決定

ビジネスシーンでのパーティはウィークデーが多いですが、月曜日は避けた方が無難です。前日が日曜日のため主催者側でも準備しにくく、招待客もうっかり忘れがちになります。 また、連休前後もタブーです。連休前日は予定を入れている人が意外に多いものです。縁起を気にする方もいらっしゃいますので、大安吉日など、六曜をチェックして良い日にちを選ぶのもよいでしょう。 なお、プライベートパーティの場合は、やはり土日祝日の集客率がアップしますのでおすすめです。

6. 開催時間の決定

パーティの所要時間は、開宴からお開きまで平均2時間、受付開始は開宴30分前が一般的です。開宴時間は、ビジネス絡みの場合は一般的な終業後の19時頃からをおすすめしております。 また、プライベートでは、お昼や夕方など食事の時間帯に合わせるとよいでしょう。

7. 受付業務の明確化

招待客リストを元に、出欠の確認を行います。 名刺受取のトレイや記名帳（名刺を忘れた方用）の準備と共に、招待状の回収方法など、受付時のオペレーション方法について、事前に確認しておきましょう。招待客リストなどはふりがなを入力し、五十音順に整理しておくことをお勧めします。 受付担当者は、招待状の発送や招待客リストを作成した人が兼務すると業務の効率化が図れます。

8. 会計係

大きなパーティでは、受付係と会計係を別々に設けることをおすすめします。 会計では釣り銭や領収書を渡す場合もあるので、あらかじめ準備をしておきましょう。会計係は、できれば経理に精通した方がおすすめです。

9. クローク係

クローク業務は受付係と兼務する事が一般的ですが、招待客の多いパーティではそれぞれの担当を分けたほうがよいでしょう。クローク札は市販品の活用や、カードを手作りするのも良いでしょう。いずれの場合も忘れずに準備をしておきましょう。 紛失などのトラブル回避のためにも、クローク担当者はパーティ開催中も持ち場を離れないようにすることが大切です。パーティ終了時にはクロークが忙しくなるので、受付担当がクロークに回るなどの対応が送客時の混雑緩和のポイントです。